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業務改善はit化必須?自営業者向け便利アプリ&サービス

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バックオフィス業務に時間を割いてしまうと、経営戦略を練る、顧客と直接対応するなどの本来の業務がおろそかになり、効率的ではありません。
バックオフィスを外注することの意味を、業務改善、経費削減の観点で解説します。

 

バックオフィスとは?
なにを外注するか?

 

◆バックオフィスとは

そもそもバックオフィスとは、企業の様々な活動を後方から支援する部門で、代表的には、総務、人事、会計、経理などの社内向けの事務処理に関わる部門が挙げられます。それに対して、営業や販売のように、顧客と直接かかわり、売り上げや利益に直接かかわるような部門はフロントオフィスと呼ばれます。

 

◆外注できるバックオフィス業務にはどのようなものがある?

例えば、経理部門であれば、顧客への請求書や納品書の発送が考えられます。営業部門でいえばダイレクトメールの発送なども考えられます。
データの入力、書類の印刷、封入、郵送、資材の管理保管、データの管理など、顧客の数が多いほど、その時間と労働力は大きくなっていきます。
これらの業務を外注することで、業務の見直しを図るための時間を増やし、経営戦略を立てるなどの業務に充てることができ、社内全体の業務改善につながります。

 

◆他にはこんな外注も

会計処理や備品管理のシステムを、外部のシステム業者に依頼して構築をしてもらうといった基本的なこともありますし、顧客管理などの管理データベースのデータサーバーを社外のデータセンターに置くことで、セキュリティ対策や自然災害時の安全性を高めることもできます。
また、インターネットFAXを導入することにより、用紙やインクといった消耗品を削減できますし、機器の導入費用を抑えメンテナンスの手間を省くことができます。インターネットFAXは、留守番電話のサービスがあるものもあるので、バックオフィス業務における電話対応の負担を減らすことができます。

 

◆外注化するメリットとデメリットと

発送業務に特化していうと、文書・書類の印刷に必要な用紙や機器、それに伴う、インクや資材などの備品が不要となり、それらを保管・管理する場所が不要となりますので、経費削減になります。
データ入力や封入、資材管理の作業も不要となりますので、従業員の負担も大きく減らすことができます。

 

デメリットとしては、会社の情報や顧客の個人情報を外部に渡すことになるため、情報漏洩のリスクがあります。外部に委託する際は、秘密保持契約を締結するなどして、リスクを抑えるようにしましょう。

 

◆外注化の意味は?

バックオフィス業務は、単純作業などの誰でもできる作業が多く、本来すべき仕事に時間と労力を割けないことは、会社としても働く本人としても本意ではありません。企業が力を入れるべき業務は、業績をあげるための方針を考えることです。
バックオフィスに求められるのは、業務の迅速化と、コストダウンです。営業や販売と比べて、業績が見えにくい部門であるため、低いコストで高いパフォーマンスが求められます。

 

◆まとめ

・バックオフィスとは、総務、人事、会計、経理などの社内向けの事務処理に関わる部門で、企業の広報支援の役割。
・納品書、請求書、ダイレクトメールの発送だけでなく、システムの導入やデータサーバーを社外のデータセンターへ移設するなども考えられる。インターネットFAXの導入も経費削減の観点から外注といえる。
・ルーティンワークを外注化することで、企業が本来力を入れるべき業務に注力できる。

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