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働き方改革関連法が施行され、企業は長時間労働の削減や有給休暇年5日の取得、正規雇用者と非正規雇用者の待遇差禁止、など対応が求められています。中小企業においても2020年4月1日から施行されます。
長時間労働を削減しつつ、これまで以上の利益を上げる必要があり、生産性向上が求められますので、これまでの問題点を洗い出し、業務を見直す必要があります。
業務改善のポイントについて紹介します。

 

 

◆まずは業務の棚卸を

働き方改革の施策の第一は、時間外労働を削減することです。人件費をこれ以上かけることができず、新しい人材を確保することができない、しかし業務量は変わらない。ではどうすれば時間外労働を減らすことができるのか。
日々の業務を、リスト化し、見える化して、書き出してみることです。それにより、「ムリ・ムラ・ムダ」が見えてきます。この作業は削減できる、外注できる、人員を厚くする、などを整理できます。

 

◆誰でもできるようにする

業務が人についてくる、などという言い方をしますが、いわゆる属人化と呼ばれるものです。この仕事はこの人でなければできない、ということが起きると、その人が休んだ場合に業務がストップしてしまいますし、その人頼みとなれば、一人の人に負担がかかり、個人の残業が増えていきます。全員でフォローしあえる環境が必要です。従業員全体で業務を回し、誰もがその業務を理解している状況を作ります。

 

◆マニュアルを整理する

属人化を避けるためのもう一つの方法は、マニュアルを作成することです。誰がやっても同じ成果がでるような仕組みを作ることが必要です。各個人が持っている業務をマニュアル化し、それをチーム内で回覧し、ブラッシュアップしていきます。複数の目が入ることで、誰が読んでもわかる、誰が作業をしても同じ成果物ができる仕組みになります。

 

◆アウトソーシングする

社内の誰がやってもできるようなルーティン業務は外部に委託します。たとえば、DM発送や商品の梱包発送などです。ルーティン業務をアウトソーシングすることで、本来やるべきコア業務に専念できるとともに、時間外労働を減らすことができるため、生産性もアップします。
また、手作業で行っている入力作業などをシステムで自動化することもできます。勤怠管理をタイムカードから、IDカードに変更して出退勤のデータをデジタルで管理することで、システム上で勤怠の状況を把握できます。

 

◆共有サーバーを整理する

社内では共有サーバーを利用してデータを保管し、社員が誰でもそのサーバーにアクセスしてデータを取り出したり、作業をしたりできるようにしていると思います。各個人が思い思いにフォルダを作成すると、どこにどのデータがあるのか、違うフォルダに似たようなデータがあってどちらが正しいのかわからなくなる、といったことが起きます。ファイルを探す時間と労力が増え、結局ファイルが探せずに、一からファイルを作成しなおす、といったことをすると大幅に時間をロスしてしまいます。
これを防ぐために、サーバー管理者がサーバー内のフォルダの管理をし、ファイルの格納ルールを決めておきます。

 

◆まとめ

業務改善のポイントは
・業務の棚卸
・マニュアルの整理
・アウトソーシング
・ファイルサーバーの整理

 

業務改善に利用できるツールは
・発送代行業者
・勤怠管理システム